Een evenement organiseren brengt altijd veel stress met zich mee. Vooral als je het nog niet heel vaak hebt gedaan. De onzekerheid zorgt ervoor dat er af en toe dingen vergeten worden. Dat is vaak geen probleem maar toch is het handig om een draaiboek klaar te hebben liggen. Zo kan je altijd nog even terugkijken hoe de zaken geregeld waren. Dit artikel omschrijft vijf tips die kunnen helpen bij een evenement. Vooral de onderdelen van het evenement die niet vergeten mogen worden.
Draaiboek
Het werd in de inleiding al even besproken: het draaiboek. Een onmisbaar deel van je evenementenorganisatie. Zonder draaiboek staat alles een beetje op losse pootjes en is de basis ver te zoeken. Organiseer je evenement op een SMART manier. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Als je begint bij de eerste stap gaat het over het stellen van doelen. Belangrijk is om dat zo nauwkeurig mogelijk te definiëren. Stel precies wat je wilt bereiken. Hoe specifieker, hoe groter de kans dat het lukt. Vervolgens maak je de doelen meetbaar. Een voorbeeld: ‘Ik wil 400 deelnemers, waarvan minimaal 200 zich inschrijven voor de volgende bijeenkomst’. De doelen moeten wel haalbaar zijn. Dat wil niet zeggen dat het geen uitdaging mag zijn. De relevantie mag ook niet onbesproken blijven. Zijn de doelstellingen wel relevant voor je evenement? Daar moet je goed over nadenken. Als laatste is ‘tijdsgebonden’ aan de beurt, oftewel, de planning. Dé sleutel voor een geslaagd evenement.
Evenementenlocatie
Dit moet top zijn: de evenementenlocatie. Ga kijken bij verschillende locaties en voel daarbij aan wat bij jouw evenement past. Dat kan soms best lastig zijn. Ga eens langs bij Mereveld in Utrecht. Prachtige locatie voor allerlei gelegenheden en evenementen. Je zult de sfeer heel prettig vinden. Liever een andere evenementenlocatie kan natuurlijk ook. Misschien iets intiemer, nóg groter of misschien denkt u zelfs aan een evenement in het buitenland. Alles is mogelijk maar verdiep je in de juiste locatie. Als de locatie is gekozen gaat het onderdeel uitmaken van de fundatie van je evenement. Het kan dus maar beter goed zijn.
Cateraar
Over fundatie van een evenement gesproken: de catering! Niets is zo onmisbaar als goed voedsel op jouw evenement. Er is een grote verscheidenheid aan bedrijven die de catering voor evenementen regelen. Een mooie voorbeeld van een goede catering is Cateraar Amsterdam. Laten we kijken naar de belangrijkste overwegingen voor catering en evenementenplanning om je te helpen met zoeken. Het begint bij een formaat. Het cateringbedrijf moet de gasten allemaal tevreden zien te houden. Het formaat van het bedrijf moet daarom passen bij dat van het evenement. Ook de locatie speelt een rol en het budget van de organisatie. Sommige locaties hebben trouwens zelf al catering waarmee ze het liefste werken. Super handig!